各培养单位：

研究生院培养办已于2020年1月对在2019年12月31日达到最长学习年限的“2013级博士研究生和2015级硕士研究生（不含2015级的MPA/MPACC）以及2014级的MPA/MPACC”进行了相关学籍处理：即对在2020年1月15日前申请结业的在册研究生进行了“结业注册”。 对于 “超出最长学习年限且未提出结业申请”的2013级博士研究生（含留学生）和2015级硕士研究生以及2014级的MPA/MPACC，拟按学校相关规定的要求进行退学处理。

请各培养单位根据以下要求，做好超期研究生学籍清理的工作：

1. 各单位教务将收到由我办发送的《超期研究生处理意见告书》扫描件以及《<2019年超期研究生处理意见告知书>送达情况反馈表》（下文简称为《反馈表》）。

2. 请各培养单位根据《反馈表》所提供的学生名单，按照送达流程和要求（见附件1），负责送达《超期研究生处理意见告书》。因疫情期间，对于无法返校的研究生，各单位可采用邮寄、电邮、微信等方式送达，并做好相应的备案工作。（英文版的《超期研究生处理意见告书》可通过导师或留学生辅导员送达给留学生。）

3. 若无法通知到学生本人，各培养单位须在本单位的网页上发布《退学处理公告》；留学生的《退学处理公告》，可联系留学生辅导员报送至国际教育学院，统一在国际教育学院网站上发布；学院向留学生辅导员获取公告发布网页和日期，并做好备案。（注意：发布《退学处理公告》时，务必附上送达给每位学生的《超期研究生处理意见告书》）

4. 各培养单位须认真阅读《反馈表》的填写说明，完成报表填写，并由学院相关负责人签字、加盖公章后，于2020年4月14日前将《反馈表》电子版发送至至培养办邮箱，纸质版由各单位负责人签字盖章后，联系培养办值班人员预约提交时间。

（1）以QQ、微信或邮箱方式通知，须附上学生回复的页面截图；

（2）若以公告方式送达的情况，须附《退学处理公告》的网页截图。

5. 公告期满后，各培养单位须汇总拟清退的研究生名单（含留学生），并于2020 年4月30日前将《XXX学院2019年超期研究生拟清退名单》以电子版形式提交至培养邮箱：pyb@swjtu.edu.cn。纸质版由学院相关负责人签字、加盖公章后，联系培养办值班人员预约提交时间。

（以下附件请到研究生教务群下载）

附件1：《超期研究生处理意见告知书》送达流程

附件2：《退学处理公告》模板

附件3：《退学处理公告》英文版模板

附件4：《<2019年超期研究生处理意见告知书>送达情况反馈表》

附件5：《XXX学院2019年超期研究生拟清退名单》

研究生院培养办

2020年4月9日