各培养单位：

研究生院培养办公室已于2019年1月对在2018年12月31日达到最长学习年限的“2012级博士研究生（含留学生）和2014级硕士研究生（含留学生）”进行了相关学籍处理：即对在2019年1月15日前申请结业的在册研究生进行了“结业注册”。 对于 “超出最长学习年限且未提出结业申请”的2012级博士研究生（含留学生）和2014级硕士研究生（含留学生），拟按学校相关规定的要求进行退学处理。

请各培养单位根据以下要求，做好超期研究生学籍清理的工作：

1. 各培养单位于2019年3月12日前到培养办领取《超期研究生处理意见告书》以及《<2018年超期研究生处理意见告知书>送达情况反馈表》。（下文简称为《反馈表》）

2. 各培养单位根据《反馈表》所提供的学生名单，按照送达流程和要求（见附件1），负责送达《超期研究生处理意见告书》。（英文版的《超期研究生处理意见告书》送达给留学生。）

3. 若无法通知到学生本人，各培养单位须在本单位的网页上发布《退学处理公告》；面向无法通知到的留学生，则须单独发布英文版的《退学处理公告》。（注意：发布《退学处理公告》时，务必附上送达给每位学生的《超期研究生处理意见告书》）

4. 各培养单位须认真阅读《反馈表》的填写说明，完成报表填写，并由学院相关负责人签字、加盖公章后，于2019年 3月25日前返回至培养办。

（1）若以短信、微信或邮箱方式通知，须附上学生回复的页面截图；

（2）若以公告方式送达的情况，须附《退学处理公告》的网页截图。

5. 公告期满后，各培养单位须于2019年4月10日前将《XXX学院2018年超期研究生拟清退名单》纸质版，由学院相关负责人签字、加盖公章后，返回至培养办，电子版提交至培养邮箱：pyb@swjtu.edu.cn。

研究生院培养办

2019年3月8日