各位研究生及培养单位：

根据《西南交通大学研究生学籍管理规定》和《西南交通大学全日制研究生毕（结）业证书制作、发放及学历注册相关工作实施细则（修订版）》的相关规定，我办将于2021年7月为2021年6月2日至2021年7月1日期间通过毕业论文答辩、符合毕业要求的研究生（含留学生）注册学历并制作毕业证书；同时，受理结业申请，为结业研究生注册结业信息。

一、研究生核查和提交毕结业信息

1. 研究生毕结业申请系统开放时间为2021年6月18日至7月2日；研究生提交毕结业申请的截止时间以各学院通知为准。

2. 请通过学位论文答辩申请毕业的研究生和申请结业的研究生，务必仔细阅读《研究生个人信息核查流程须知》（见附件），按时核查和提交毕结业信息。个人信息核查工作，包括对“学信网”和研究生管理系统中个人信息的核查，其中务必确保“学信网”中，个人的“录取照片”和“学历照片”齐备，缺一不可，否则，无法成功注册学历和制作毕业证书。

（1）若无“录取照片”，请在6月24日前致电66367073进行登记，培养办将协助把汇总名单提交至研招办，由研招办统一提交录取照片。

（2）若无“学历图像”，请在6月24日前联系曹老师（66367295）。

3. 申请毕业的研究生，请在“学籍服务”-“我的毕结业应用” - “毕业信息确认”中，确认并提交毕业申请。

（1）只有通过论文答辩且研究生管理系统的“答辩管理应用”-“答辩结果录入”为“确认”，“是否同意毕业”的结果为“是”的研究生，才可在系统“毕结业管理应用”-“毕业信息确认”提交毕业申请。（答辩秘书负责操作答辩结果的录入确认和同意毕业功能，若该信息缺失，请自行联系答辩秘书）

（2）若研究生为结业转毕业，请在系统中“毕结业管理应用” -“结业转毕业信息确认”中，确认并提交毕业申请。

4.申请结业的国内研究生下载并填写《西南交通大学研究生结业申请表》，申请结业的留学研究生下载并填写 “SWJTU Application Form of Study Completion”，由导师和学院审核后，提交至学院教务；同时，在“学籍服务”-“我的毕结业应用” -“结业信息确认”中，确认并提交结业申请。

二、培养单位审核和汇总毕业信息

1. 各单位登录研究生管理系统，在“毕结业管理应用”-“毕业信息确认审核”或“结业转毕业信息确认审核”模块中，核实研究生毕业信息，确认无误后，请在系统提交。

2. 提交信息后，请从系统内，选择“学院上传使用模板”分别导出和报送毕业或结业转毕业数据表。

（1）留学生的信息与国内研究生信息一并填报在同一表中，在“备注”栏中注明“留学生”；

（2）数据表增加“序号”栏，并按照“备注-层次-专业代码-学号”排序；

（3）在各个数据表最后一栏，增加汇总信息：“本批次毕业人数共XX人，其中博士研究生XX人，硕士研究生XX人”；

（4）务必确保数据表中的数据和系统中提交的毕业信息一致；系统中的名单，不得出现审核状态为“草稿”或“待院系审核”的名单。

三、培养单位审核和汇总结业信息

1. 各单位负责通知即将达到最长学习年限且符合结业要求研究生在规定的时间内提交结业申请。

2. 各单位登录研究生管理系统，“毕结业管理应用”-“结业信息确认审核”模块中，核实研究生结业信息，确认无误后，请在系统提交。

3.提交信息后，请从系统内，选择“学院上传使用模板”导出和报送结业数据表。

（1）留学生的信息与国内研究生信息一并填报在同一表中，在“备注”栏中注明“留学生”；

（2）数据表须按照“备注-层次-专业代码-学号”排序；

（3）在数据表最后一栏，增加汇总信息：“本批次毕业人数共XX人，其中博士研究生XX人，硕士研究生XX人”；

（4）务必确保数据表中的数据和系统中提交的结业信息一致；系统中的名单，不得出现审核状态为“草稿”或“待院系审核”的名单。

四、培养单位报送毕结业截止时间及要求

请各单位在2021年7月3日前将下列材料交至培养办公室（综合楼229）:

1.《XXX学院2021年7月研究生毕业信息采集表》

2.《XXX学院2021年7月研究生结业转毕业信息采集表》

3. 《XXX学院2021年7月研究生结业信息采集表》以及《西南交通大学研究生结业申请表》

附件：

1.《研究生个人信息核查流程须知》

2.《毕结业管理教务管理操作流程须知》

3. 《西南交通大学研究生结业申请表》

4. “SWJTU Application Form of Study Completion”

研究生院培养办公室

2021年6月18日